電子帳簿保存システム-MOT文書管理 | 経費精算システム
文書管理・証憑管理に加え、WEB上で電子請求書を簡単に発行・管理できる
「MOT/WEB請求書」を追加料金なしでご利用いただけます。
電子請求書をテンプレートから自動作成・自動押印。発行した請求書をシステム上でに一元管理、
送信した請求情報はアップロード履歴で一覧表示できます。
2024年10月1日から郵便料金の値上げが開始され、まだ証憑書類を郵送で行っている場合、切手代、封筒代、印刷代など毎回かかっていた郵送コストがさらに高額になってしまいます。
請求書をデジタルで発行・管理することにより電子帳簿保存法にも対応でき、手間とコストを大きく削減することができます。
上記の流れにより企業では紙の請求書を受け取るのではなく、PDF添付のメールやWebサイトからダウンロードして受領する仕組みが増えています。
これらは電子取引にあたるため、必ず電子データとして保存する必要があることはご存じでしょうか。
増える電子データにおいて、法令に準じた電子データの保存を行っていますでしょうか。
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法で、電子データでやりとりした請求書、契約書、領収書などの取引関係書類は、必ず電子データで保存しなければならないとされています。
受信したFAXを電子帳簿保存法を満たしてMOT文書管理のクラウドシステムに手動で保存。契約書・見積書・納品書などあらゆるFAXデータがPDFとして保存され、日付・科目などからいつでも検索、閲覧することができます。
届いたFAXを各項目へ自動入力するOCR機能を搭載。FAXの受け取りから読み取りを自動化でき、登録漏れを防ぎ作業を効率化します。
FAXデータをスマホで確認することもできます。
※FAX連動はオプション機能です
改正電子帳簿保存法では、電子データを印刷しての保存が禁止されています。紙で受け取ったものはそのまま紙での保存が可能ですが、各種帳票書類はPDFでのやり取りが多く、紙で送られてきたFAXと混在した場合、管理が煩雑になります。
FAXをインターネットFAXで受け取る形にしておくことで書類をシステム上に集約し、取引年月日、取引金額、取引先名で検索をかけることが可能になります。
MOT文書管理とインターネットFAXの連携で電子帳簿保存法を満たしたFAXデータの運用が可能になります。
※電子帳簿保存法の検索要件に関しては国税庁 電子帳簿保存法をご参照下さい。
MOT文書管理へインボイス（請求書や領収書）をアップロードすると適格請求書発行事業者番号をOCRで読み込み、国税庁「適格請求書発行事業者公表システム」と自動で照合します。登録されていない場合はエラー通知してくれるので手動で確認する必要がなくなります。
書類・インボイスのデータはクラウド文書管理システムへアップロード。電帳法の条件を満たして保存・管理が可能です。
ファイルのアップロード時、画像から取得した情報を各項目へ入力するOCR機能が利用できます。
インボイス制度で必要な登録番号を国税庁リストと自動で照合し、未登録の場合エラーで通知します。
電子帳簿保存法の対応
書類登録
書類の検索
検索結果のCSV出力
書類の検証
仕訳データ入力
会社登録
書類種類登録
勘定科目登録
従業員登録
タイムスタンプ※別途有料
ご利用人数に制限はありません。何名でご利用頂いても月額5,000円です。
必要な機能のみに絞ることで誰でも簡単に使えるサービスとなっています。
導入前後のサポートは電話で対応いたします。お電話でのサポートは画面共有しながらご案内できるためユーザー様から好評です。
・タイムスタンプ(オプション)が自動で入ります。
・画像情報（画素数・ファイル名・登録者・解像度・画素数・ビット深度・ヴァージョン）が同時に登録されます。
・ファイルをアップロード時、画像から取得した情報（事業者名、取引日、金額、登録番号）を各項目へ入力されます。
・取り込む PDF の取引日などの座標を指定して、OCRができるテンプレートを登録できます。
MOT文書管理のその他の管理画面イメージ詳細
OCR機能の詳細はこちら
MOT文書管理では、文書管理システム単体のみをご利用頂くシンプルプランと
請求書の代理受領やスキャン・アップロード・仕訳入力・原本管理などを代行するBPOプランがございます。
| シンプルプラン | BPOプラン | |
|---|---|---|
| 初期費用 | 31,500円 | 31,500円 |
| 月額 | 5,000円～ | 35,000円～ |
| 文書管理 | ||
| クラウド文書管理システムの利用 | ||
| 電子帳簿保存法の対応 | ||
| 書類登録 | ||
| 書類の検索 | ||
| 検索結果のCSV出力 | ||
| 書類の検証 | ||
| 会社登録 | ||
| 書類種類登録 | ||
| 勘定科目登録 | ||
| 従業員登録 | ||
| OCR入力 | ||
| タイムスタンプ※ | ||
| BPO | ||
| 請求書など書類の代理受領・開封 | – | |
| 書類のスキャン代行 | – | |
| 書類の登録代行 | – | |
| 登録書類の仕訳入力代行 | – | |
| 原本管理 | – |
※別途有料
電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。
本来、国税関係の帳簿や書類は「紙」での保存が原則ですが、印刷コストや保管/管理コスト・検索できない/発行から受領までタイムラグがあるなどの事務的負担を軽減するため、電子帳簿保存法によって電子データでの保存が特例として認められました。
2022年1月に施行された法改正では電子データで受領した国税関係の書類を出力して紙で保存が不可となりました。（2年間の猶予期間が設けられ、令和5年12月31日まで引き続き紙での保存が可能となりました。2024年1月からは電子保存の義務化が始まります。）
※1 電子データがある時刻に存在し、その時刻以降、改ざんされていないことを証明するもの
※2 電子データの削除・訂正に関する事務処理規程を備え付けや履歴が残せるシステムであればタイムスタンプは不要
今回の電子帳簿保存法改正により電子データ保存の要件が大幅に緩和され、
経理のテレワークや請求書・帳票のペーパーレス化が実現し易くなりました。
紙・Excel管理から「MOT経費精算」への切り替えで経費精算・経費申請業務を効率化。経費精算・申請・承認をスマホ・PCで行い、領収書などはスマホで撮影してアップロードするだけで完了。
経費精算に関わる業務をペーパーレスで行うことができるクラウド経費精算システムです。
クラウド経費精算システム「MOT経費精算」と「MOT文書管理」を組み合わせて利用することで、
経費精算から書類管理まで全てペーパーレス化しつつ電子帳簿保存法にも対応できます。
会社へ送付される請求書などの帳票は電子化センターで直接受け取って、電子化保存・原本管理まで代行致します。
MOT経費精算・電子化代行が簡単にわかる資料をダウンロードする
