交通費精算・申請を80%削減する交通費精算システム | 経費精算システム「ハイ！経費」

利用イメージ

対応交通系ICカードを専用のリーダーにかざすだけで交通費精算用の交通機関利用履歴を読み込むことができます。また、外出先でもパソコン、スマートフォンから経路入力を行うことも可能です。

①

交通系ICカードで電車、バス、飛行機などを利用
②

専用リーダーにICカードをタッチ。
③

ハイ！経費で利用履歴から交通費を申請。

交通系ICカードの読み込みには専用リーダー「PaSoRi（パソリ）」をWindowsパソコンに接続します。
パソコンでカードの利用履歴を最大20件まで表示するには「SFCard Viewer2」を使用します。

対応交通系ICカード

全国相互利用できる12種類の下記交通系ICカードに対応しています。

「Kitaca」「Suica」「TOICA」「ICOCA」「SUGOCA」「SAPICA」「PASMO」「manaca」「PiTaPa」「PASPY」「nimoca」「はやかけん」

非接触ICカードリーダー/ライターPaSoRiが利用いただける環境、製品仕様などについてはソニー株式会社「RC-S380製品情報」をご確認ください。
※本サービスで使用する端末からは、個人を特定できる情報は取得致しません。
※本サービスで使用する端末では、ICカードへのデータ書き込みは一切行いません。
※本サービスで使用する端末にタッチしてもICカードの残高は一切引き落とされません。
※ICカードの更新またはICカード発行事業者の都合により、予告なくICカードが交換されることがあります。この場合、本商品・サービスを継続して利用することはできません。その際の継続方法については株式会社ジェイアール東日本企画にお問い合わせ下さい。PiTaPaエリア内でのPiTaPaご利用分は、本サービスの対象外となります。
※PaSori、SFCard Viewer2の情報についてはソニー株式会社のホームページをご覧下さい。
「Kitaca」は北海道旅客鉄道株式会社の登録商標です。「Suica」は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。「PASMO」は株式会社パスモの登録商標です。「TOICA」は東海旅客鉄道株式会社の登録商標です。「manaca（マナカ）」は、株式会社名古屋交通開発機構及び株式会社エムアイシーの登録商標です。「ICOCA」は西日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。「PiTaPa」は株式会社スルッとKANSAIの登録商標です。「SUGOCA」は九州旅客鉄道株式会社の登録商標です。「nimoca」は西日本鉄道株式会社の登録商標です。「はやかけん」は福岡市交通局の登録商標です。「icsca」は仙台市の登録商標です。AndroidはGoogle Inc.の商標または登録商標です。Microsoft、Windows、Skype、MicrosoftI ntuneは米国Microsoft Corporationの米国及びその他の国における登録商標または商標です。※PaSoRi（パソリ）はソニー株式会社の登録商標です。

導入効果

紙・エクセルでの管理

※1 年収400万円 2,000時間勤務。時給：2,000円として算出。
※2 12,000円(人件費) /月 + 15,000円(50名分のシステム利用料) /月。

交通費精算自動化で時間・コストを80%削減！
資料ダウンロード

主な機能

	機能	概要
申請者	カード読み込み	専用リーダー(PaSoRi)にカードをかざすだけで、利用履歴を読み込みます。利用した日時・駅・運賃が読み込まれます。
	自動経路検索	交通系ICカードがなくても「駅すぱあと」と連携しているため、出発地と行き先を入力するだけで自動的に運賃、経路が表示されます。
	交通費申請	読み込んだ履歴および自動経路検索から交通費の申請、修正、キャンセルを行うことができます。
承認者	承認依頼確認	承認依頼が一覧、詳細表示されます。
	承認作業	承認依頼内容を確認し、「却下」「差し戻し」「承認」を行います。
	代理承認	承認者が不在の場合、他者に承認作業を依頼することができます。
経理担当者	定期区間登録	社員ごとに定期区間を登録します。定期区間は自動的に控除されるようになります。
	申請締切日、振込日登録	交通費申請の締切日、振込日を登録します。登録された日付は申請日に応じて自動で表示、出力されます。
	精算書確認	承認依頼内容を確認し、「却下」「差し戻し」「承認」を行います。
	支払リスト出力	支払リストをCSV出力します。「支払予定日」「支払日」「社員番号」「氏名」「銀行口座情報」「合計金額」が記載されます。

交通費精算の使い方

交通費申請の流れ（申請者）

もう面倒な経路の検索や入力は必要ありません。
ICカードをリーダーにかざすだけですぐに交通費データが作成されます。
電車やバスでの移動が多い営業マンにとって交通費の計算、申請は非常に時間をとられてしまう作業です。
交通費申請にかける時間を削減することで、コア業務に集中。生産性を上げることが可能になります。

■ICカードリーダーから読み込む場合

1.セットアップ・読込み

あらかじめカードリーダー（PaSoRi）用のソフトをパソコンにインストールしておきます※1。カードリーダーとパソコンをつなぎ、ソフト（ビューアー）を起動します。SuicaやPASMOなどのICカードをカードリーダーにかざすと数秒でパソコン画面上に利用履歴が表示、取込みができます。

2.経路をチェックし申請

取込みに必要な経路が選択できますので、必要な分だけをチェックします。
利用明細を確認し、システム内へ読み込みます。経路検索「駅すぱあと」と連携しているため、ひとつひとつ経路検索をせずに済み、記入も自動で行われます。

※1. RC-S380 インストール手順、ソフトのダウンロードについてはこちら　　
https://www.sony.co.jp/Products/felica/consumer/download/index.html#SetupMovie

■PC、スマートフォンの管理画面から入力する場合

カードリーダーがなくても、外出先からスマートフォン、ノートパソコンでも交通費申請を行うことができます。

1.管理画面から申請

「交通費精算」の画面を開き、各項目を入力していきます。出発地、到着地の入力では駅すぱあとと連携しているため、自動で駅名、空港、バス停などの候補を表示。選択後、移動区間が定期区間と重複していた場合には、自動で控除された金額が計算されます。

スマートフォン画面
パソコン画面

2.交通費申請完了

交通費申請の内容を「登録」すると、同画面の一覧に内容が表示されます。内容を確認後、「申請」をクリックします。

交通費申請の流れ（承認者）

1.承認依頼一覧を確認

承認者がパソコンもしくはスマートフォンから管理画面にログインするとHOME画面に承認依頼が一覧表示されます①。
また、全承認依頼の一覧は「承認依頼一覧」から確認することができます。

一覧に表示された対象の依頼内容のナンバーをクリックすると承認依頼の詳細が表示されます②。

2.交通費承認完了

承認依頼内容を確認し、「却下」「差し戻し」「承認」のいずれかをクリックし、確定します③。

交通費申請の流れ（管理者・経理）

1.精算書一覧を確認

管理者（経理）が管理画面にログインすると「経理管理」という項目が表示されます（申請者、承認者には表示されません）。
承認された申請の一覧は「精算書の確認」から一覧で表示すことができます①。
各申請Noをクリックすると詳細を見ることもできます②。

③精算内容を確認後、「全て確認済みにする」を押します④。「支払リスト」として出力できるようになり、マスタで設定された申請締切日、振込日が自動で追加されます。

2.支払いリストを出力

「経理管理」内の「支払業務」→「支払リスト出力」⑤をクリックします。
全ての支払内容もしくは条件を設定し、検索をかけると設定した条件で抽出された支払内容をCSVで出力することができます⑥。

「一覧出力」すると、下記のようなCSVファイルがダウンロードされます⑦。「支払予定日」「支払日」「社員番号」「氏名」「精算方法」「銀行口座情報」「合計金額」が記載されています。

各対象者ごとに「現金支払い」もしくは「社員口座」などの精算方法が記載されています。社員口座へ支払いを行う場合には⑧「FBデータ作成」から振込用のデータを一括で作成することができます。