交通費申請の流れ（申請者）
もう面倒な経路の検索や入力は必要ありません。
ICカードをリーダーにかざすだけですぐに交通費データが作成されます。
電車やバスでの移動が多い営業マンにとって交通費の計算、申請は非常に時間をとられてしまう作業です。
交通費申請にかける時間を削減することで、コア業務に集中。生産性を上げることが可能になります。
■ICカードリーダーから読み込む場合
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1.セットアップ・読込み
あらかじめカードリーダー（PaSoRi）用のソフトをパソコンにインストールしておきます※1。カードリーダーとパソコンをつなぎ、ソフト（ビューアー）を起動します。SuicaやPASMOなどのICカードをカードリーダーにかざすと数秒でパソコン画面上に利用履歴が表示、取込みができます。
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2.経路をチェックし申請
取込みに必要な経路が選択できますので、必要な分だけをチェックします。
利用明細を確認し、システム内へ読み込みます。経路検索「駅すぱあと」と連携しているため、ひとつひとつ経路検索をせずに済み、記入も自動で行われます。 -
- ※1. RC-S380 インストール手順、ソフトのダウンロードについてはこちら
https://www.sony.co.jp/Products/felica/consumer/download/index.html#SetupMovie
■PC、スマートフォンの管理画面から入力する場合
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カードリーダーがなくても、外出先からスマートフォン、ノートパソコンでも交通費申請を行うことができます。
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1.管理画面から申請
「交通費精算」の画面を開き、各項目を入力していきます。出発地、到着地の入力では駅すぱあとと連携しているため、自動で駅名、空港、バス停などの候補を表示。選択後、移動区間が定期区間と重複していた場合には、自動で控除された金額が計算されます。
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スマートフォン画面
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パソコン画面
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2.交通費申請完了
交通費申請の内容を「登録」すると、同画面の一覧に内容が表示されます。内容を確認後、「申請」をクリックします。
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承認者がパソコンもしくはスマートフォンから管理画面にログインするとHOME画面に承認依頼が一覧表示されます①。 一覧に表示された対象の依頼内容のナンバーをクリックすると承認依頼の詳細が表示されます②。 承認依頼内容を確認し、「却下」「差し戻し」「承認」のいずれかをクリックし、確定します③。 管理者（経理）が管理画面にログインすると「経理管理」という項目が表示されます（申請者、承認者には表示されません）。 ③精算内容を確認後、「全て確認済みにする」を押します④。「支払リスト」として出力できるようになり、マスタで設定された申請締切日、振込日が自動で追加されます。 「経理管理」内の「支払業務」→「支払リスト出力」⑤をクリックします。
「一覧出力」すると、下記のようなCSVファイルがダウンロードされます⑦。「支払予定日」「支払日」「社員番号」「氏名」「精算方法」「銀行口座情報」「合計金額」が記載されています。
各対象者ごとに「現金支払い」もしくは「社員口座」などの精算方法が記載されています。社員口座へ支払いを行う場合には⑧「FBデータ作成」から振込用のデータを一括で作成することができます。
交通費申請の流れ（承認者）
1.承認依頼一覧を確認
また、全承認依頼の一覧は「承認依頼一覧」から確認することができます。
2.交通費承認完了
交通費申請の流れ（管理者・経理）
1.精算書一覧を確認
承認された申請の一覧は「精算書の確認」から一覧で表示すことができます①。
各申請Noをクリックすると詳細を見ることもできます②。
2.支払いリストを出力
全ての支払内容もしくは条件を設定し、検索をかけると設定した条件で抽出された支払内容をCSVで出力することができます⑥。
主な機能
| 機能 | 概要 | |
|---|---|---|
| 申請者 | カード読み込み | 専用リーダー(PaSoRi)にカードをかざすだけで、利用履歴を読み込みます。利用した日時・駅・運賃が読み込まれます。 |
| 自動経路検索 | 交通系ICカードがなくても「駅すぱあと」と連携しているため、出発地と行き先を入力するだけで自動的に運賃、経路が表示されます。 | |
| 交通費申請 | 読み込んだ履歴および自動経路検索から交通費の申請、修正、キャンセルを行うことができます。 | |
| 承認者 | 承認依頼確認 | 承認依頼が一覧、詳細表示されます。 |
| 承認作業 | 承認依頼内容を確認し、「却下」「差し戻し」「承認」を行います。 | |
| 代理承認 | 承認者が不在の場合、他者に承認作業を依頼することができます。 | |
| 経理担当者 | 定期区間登録 | 社員ごとに定期区間を登録します。定期区間は自動的に控除されるようになります。 |
| 申請締切日、振込日登録 | 交通費申請の締切日、振込日を登録します。登録された日付は申請日に応じて自動で表示、出力されます。 | |
| 精算書確認 | 承認依頼内容を確認し、「却下」「差し戻し」「承認」を行います。 | |
| 支払リスト出力 | 支払リストをCSV出力します。「支払予定日」「支払日」「社員番号」「氏名」「銀行口座情報」「合計金額」が記載されます。 |
対応交通系ICカード
全国相互利用できる12種類の下記交通系ICカードに対応しています。
- 非接触ICカードリーダー/ライターPaSoRiが利用いただける環境、製品仕様などについてはソニー株式会社「RC-S380製品情報」をご確認ください。
- ※本サービスで使用する端末からは、個人を特定できる情報は取得致しません。
- ※本サービスで使用する端末では、ICカードへのデータ書き込みは一切行いません。
- ※本サービスで使用する端末にタッチしてもICカードの残高は一切引き落とされません。
- ※ICカードの更新またはICカード発行事業者の都合により、予告なくICカードが交換されることがあります。この場合、本商品・サービスを継続して利用することはできません。その際の継続方法については株式会社ジェイアール東日本企画にお問い合わせ下さい。PiTaPaエリア内でのPiTaPaご利用分は、本サービスの対象外となります。
- ※PaSori、SFCard Viewer2の情報についてはソニー株式会社のホームページをご覧下さい。
- 「Kitaca」は北海道旅客鉄道株式会社の登録商標です。「Suica」は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。「PASMO」は株式会社パスモの登録商標です。「TOICA」は東海旅客鉄道株式会社の登録商標です。「manaca（マナカ）」は、株式会社名古屋交通開発機構及び株式会社エムアイシーの登録商標です。「ICOCA」は西日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。「PiTaPa」は株式会社スルッとKANSAIの登録商標です。「SUGOCA」は九州旅客鉄道株式会社の登録商標です。「nimoca」は西日本鉄道株式会社の登録商標です。「はやかけん」は福岡市交通局の登録商標です。「icsca」は仙台市の登録商標です。AndroidはGoogle Inc.の商標または登録商標です。Microsoft、Windows、Skype、MicrosoftI ntuneは米国Microsoft Corporationの米国及びその他の国における登録商標または商標です。※PaSoRi（パソリ）はソニー株式会社の登録商標です。
