わかりやすいインターフェイスと多機能性を評価 | 経費精算システム
今回の導入事例ポイント
掲載日：2017年9月29日
医療機器やサージカルマスク等を製造販売しています。取引先は、医療機器に関しては病院等の医療機関向けに卸しをしており、サージカルマスクに関しては医療機関だけでなく、不織布の使い捨てマスクとして、ドラッグストアやスーパーマーケット、ディスカウントストア向けに卸しています。
上海にある関連会社KOO MEDICAL EQUIPMENT社では、中国をはじめアジア向けに独自ブランドで医療機器を製造しているほか、欧米向けにOEM提供もしています。
「営業担当の経費精算は営業に渡している預け金から引かれる形で月に一度精算します」そう語るのは、常務取締役の大川 恵子様。同社は仮払い精算等は基本的になく、あらかじめ営業担当に渡している預け金を、使用した分だけ毎月補充しています。面倒な仮払い業務がない分、精算業務はスムーズに行えます。そのほか、独自の方法で業務効率化を進めてきました。
「しかし、交通費精算に関してはエクセルのフォーマットを使用していたため、駅名や金額を毎回手打ち入力になるため、精算に掛かる従業員の手間を減らしたいと思っていました」と話します。
ひと通りの経費精算ソフトの情報を取り寄せた中でたまたまMOT経費精算のチラシが目に入り、バルテックの営業担当に問い合せたそうです。
「同じ経費精算システムを比較した場合、価格の安さ※も惹かれたのですが、経路探索システムとの連動や、ＩＣカード読み込み機能等、いくつか必要な機能があるなか、MOT経費精算はすべての必要な機能を持っていました」と続けます。
高機能だけでなく、 “わかりやすいインターフェイス”も決め手となり導入を決定、今年の５月から利用を開始しました。「スタッフに操作を教える場合、わかりやすいものでないと、その分そのスタッフに負荷が掛かってしまいますから」と大川様は言います。
導入後、経路検索やＩＣカードの利用等で、手作業が少なくなり、精算に掛かる手間は確実に減っているようです。また、社員が工場のある中国へ出張することが頻繁にあるため、為替レートの計算が必要な外貨の精算機能も、MOT経費精算でよく利用している機能とのことです。
一方で、会計ソフトに合わせた仕訳データの出力機能は、ゆくゆくは経理業務の効率化に役立つだろうと、導入時点でMOT経費精算をご評価いただいたポイントです。
経理との連動に関しては、これから対応していく予定ですが、それには実際の運用を考慮しなければいけない。「各社員の月の経費精算は個人毎に精算用シート１枚にまとめているので、それと会計データとの照合（付け合せ）をどうするかが課題です」
MOT経費精算の仕訳データは各会計ソフトに合わせてフォーマットで出力するため、フォーマットにない照合のための社員名等は出力できません。「導入して4ヶ月が過ぎ、これから運用の変更を考えているところです。現在の従業員単位の月の精算用シートではなく、イベント単位や申請単位等別の単位で仕訳をすれば解決するので、そのような運用も検討しています」とのことです。
一方で、現行の月の精算用シートの運用で、どうするかも、バルテックの担当営業の方に検討してもらっています、と大川様は語ります。
社員の時間と手間が取られがちな経費精算や経理業務、ここを改善するなら、業務効率は確実にアップします。バルテックは、お客様の業務効率改善を積極的にサポートしていきます。
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