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交通費精算 | 経費精算システム

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交通費精算・経費精算の時間・コストを約80％削減可能！「MOT経費精算」ならICカードをかざすだけ、定期区間自動控除、交通経路・運賃自動入力

交通費精算を効率化

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MOT経費精算を利用した交通費精算の流れ

頻繁に利用する交通費精算は間違った金額や定期区間が含まれた申請などミスが多く発生しがちです。
MOT経費精算の交通費精算機能を使えば、
乗車履歴の活用や定期区間の自動控除など申請～承認～チェックの全ての手間を効率化し、ミスを防止できます。

交通費精算を効率化する機能

ICカードを利用した交通費精算のイメージ

対応交通系ICカードを専用のリーダーにかざすだけで交通費精算用の交通機関利用履歴を読み込むことができます。
また、外出先でもパソコン、スマートフォンから経路入力を行うことも可能です。

  • 交通系ICカードの読み込みには専用リーダー「PaSoRi（パソリ）」をWindowsパソコンに接続します。
  • パソコンでカードの利用履歴を最大20件まで表示するには「SFCard Viewer2」を使用します。

交通費精算の使い方

  • 申請者
  • 承認者
  • 経理担当者

ICカードリーダーから読み込む場合

  • 02経路をチェックし申請

    取込みに必要な経路が選択できますので、必要な分だけをチェックします。利用明細を確認し、システム内へ読み込みます。経路検索「駅すぱあと」と連携しているため、ひとつひとつ経路検索をせずに済み、記入も自動で行われます。

  • 交通費申請の流れ（申請者）2 経路をチェックし申請

乗換案内ソフト「駅すぱあと」を使った交通費精算の場合

01MOT経費精算画面から申請

MOT経費精算の交通費精算画面を開き、各項目を入力していきます。出発地/到着地を入力すると自動で駅名・空港・バス停などの候補を表示。選択後、移動区間が定期区間と重複していた場合には、自動で控除された金額が計算されます。
※画像をクリックしていただくと拡大表示します。

  • 交通費申請の流れ（申請者）5 スマートフォン画面
  • 交通費申請の流れ（申請者）6 パソコン画面

  • 02交通費申請完了

    交通費申請の内容を「登録」すると、同画面の一覧に内容が表示されます。内容を確認後、「申請」をクリックします。

  • 交通費申請の流れ（申請者）7 経路をチェックし申請

※画像をクリックしていただくと拡大表示します。

  • 01承認依頼一覧を確認

    承認者がパソコンもしくはスマートフォンから管理画面にログインするとHOME画面に承認依頼が一覧表示されます①。
    また、全承認依頼の一覧は「承認依頼一覧」から確認することができます。一覧に表示された対象の依頼内容のナンバーをクリックすると承認依頼の詳細が表示されます②。

  • 交通費申請の流れ（承認者）1 承認依頼一覧

  • 02交通費承認完了

    承認依頼内容を確認し、「却下」「差し戻し」「承認」のいずれかをクリックし、確定します③。

  • 交通費申請の流れ（承認者）2 交通費承認完了

※画像をクリックしていただくと拡大表示します。

  • 01精算書一覧を確認

    経理担当者（管理者）が管理画面にログインすると「経理管理」という項目が表示されます（申請者・承認者には表示されません）。
    承認された申請の一覧は「精算書の確認」から一覧で表示すことができます①。各申請Noをクリックすると詳細を見ることもできます②。

  • 交通費申請の流れ（承認者）1 承認依頼一覧

  • ③精算内容を確認後、「全て確認済みにする」を押します④。「支払リスト」として出力できるようになり、マスタで設定された申請締切日、振込日が自動で追加されます。

  • 交通費申請の流れ（承認者）2 交通費承認完了

  • 02支払いリストを出力

    「経理管理」内の「支払業務」→「支払リスト出力」⑤をクリックします。
    全ての支払内容もしくは条件を設定し、検索をかけると設定した条件で抽出された支払内容をCSVで出力することができます⑥。

  • 交通費申請の流れ（承認者）3 支払業務

  • 「一覧出力」すると、下記のようなCSVファイルがダウンロードされます⑦。「支払予定日」「支払日」「社員番号」「氏名」「精算方法」「銀行口座情報」「合計金額」が記載されています。

  • 交通費申請の流れ（承認者）4 支払リスト出力 交通費申請の流れ（承認者）3 CSV

  • 各対象者ごとに「現金支払い」もしくは「社員口座」などの精算方法が記載されています。社員口座へ支払いを行う場合には⑧「FBデータ作成」から振込用のデータを一括で作成することができます。

  • 交通費申請の流れ（承認者）3 支払業務

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交通費精算の主な機能

  機能 概要
申請者 カード読み込み 専用リーダー(PaSoRi)にカードをかざすだけで、利用履歴を読み込みます。利用した日時・駅・運賃が読み込まれます。
自動経路検索 交通系ICカードがなくても「駅すぱあと」と連携しているため、出発地と行き先を入力するだけで自動的に運賃、経路が表示されます。
交通費申請 読み込んだ履歴および自動経路検索から交通費の申請、修正、キャンセルを行うことができます。
承認者 承認依頼確認 承認依頼が一覧、詳細表示されます。
承認作業 承認依頼内容を確認し、「却下」「差し戻し」「承認」を行います。
代理承認 承認者が不在の場合、他者に承認作業を依頼することができます。
経理担当者 定期区間登録 社員ごとに定期区間を登録します。定期区間は自動的に控除されるようになります。
申請締切日、振込日登録 交通費申請の締切日、振込日を登録します。登録された日付は申請日に応じて自動で表示、出力されます。
精算書確認 承認依頼内容を確認し、「却下」「差し戻し」「承認」を行います。
支払リスト出力 支払リストをCSV出力します。「支払予定日」「支払日」「社員番号」「氏名」「銀行口座情報」「合計金額」が記載されます。

対応交通系ICカード

全国相互利用できる下記交通系ICカードおよび、これらと相互利用しているカードに対応しています。

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「MOT経費精算」で利用可能なその他の機能