このページを見られている方は、経費精算を現金支給から振込に変更を検討されていることでしょう。なぜ現金支給から振込に変更するのか?
ひとことで言えば小口現金の管理を無くす事での「業務効率化」ではないでしょうか?
小口現金とは、会社の現金を一部手元に置いておき、社員の交通費や備品等を買うためなどに使う少額の現金です。
小口現金は、入出金のたびにその内容を出納帳に記載する必要があります。また日々現金残高と帳簿残高を合わせる業務が必要となります。合わない場合は、再度数え直したり領収書とチェックしたりと1円違うだけでもかなりの手間と時間が取られたという経験をしている方も多いことでしょう。また小口現金があることで、盗難や横領といったリスクも発生します。これらは経理担当者の大きな業務負担となっておりますが、まだ多くの会社で利用されているのが現状です。
それでは振込にするデメリットはないのでしょうか?
1~3のデメリットは会社としてのルールを決めて運用することで解消されるのではないでしょうか?人は今までのものを変更するのに抵抗はありますが、一旦決まり変更して運用してしまえば、これが当たり前となってきます。
4については一度に処理できる総合振込(データ伝送サービス)を利用することで改善可能ですが、振込依頼用のファイルを準備する必要があります。振込依頼用ファイルは「全銀フォーマット※」と呼ばれる形式が一般的に使用されておりますが複雑で準備が大変です。またファイルを作成する際に帳簿からの転記ミスがあったり確認作業が必要となります。振込依頼用のファイルを自動作成できるシステムとして経費精算システムがあります。
※全銀フォーマット:全国銀行協会連合会が規定する振込依頼書のフォーマットのこと
一般的に交通費や備品の購入、出張時の費用など社員が立て替えた経費精算フローは、申請書の記入、領収書を添付、申請、各関係部門(上司や経理部門など)の承認、支払処理、仕訳、会計ソフトへの入力、申請書の保管となります。
企業の経費精算業務はこの何十年も変わらず、利用申請、承認、支払い依頼をExcelや紙ベースで処理しており、業務効率と透明性の視点で多くの課題を抱えています。
これらの業務フローを経費精算システムで電子化することにより以下のような利点があります。
申請する側の利点
承認する側の利点
経理担当者側の利点
経費精算を小口現金から振込に変更する場合は、小口現金における業務負担を無くすこと以外にも多くの業務効率化が経費精算システムの導入により可能になります。この機会に経費精算の業務を見直し、さらなる業務効率化、作業時間短縮によるコスト削減を検討してみてはいかがでしょうか。