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2020年、電子帳簿保存法の改正で経理のテレワークは可能になるのか? | 経費精算システム

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2020年、電子帳簿保存法の改正で経理のテレワークは可能になるのか?

2020年、電子帳簿保存法の改正で経理のテレワークは可能になるのか?

テレワークが最も難しい業務の一つとも言われる経理業務。その最も大きな理由が紙による経費精算のために出社しなくてはならないことでしょう。
しかし2020年10月、『電子帳簿保存法』が改定されることで経理業務をペーパーレスで行える可能性が高まりました。どのような改正が行われるかこちらで紹介していきます。

-目次-

  1. 電子帳簿保存法、その改定の歴史
  2. 2020年10月の改定
  3. 「真実性の確保」と「真実性の確保」を満たした経費精算ソフト
  4. 会社に送られてきた証憑書類をどうするか
  5. 会社でしか扱えないシステムにどうやってアクセスするか

電子帳簿保存法、その改定の歴史

電子帳簿保存法は正式名称を
「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」
といいます。
制定されたのはもう22年も前の1998年になり、国税関係帳簿書類の全部または一部について電子データによる保存を認める法律になります。
そこからどのように改定されて行ったのかざっくりとおさらいしていきましょう。
1998年7月制定
電子データ(コンピュータで作成した決算書等のデータ)の保存のみを認める法律で、制定当初は国税関係書類に対して紙の書類をスキャンして保存するということは考慮されていませんでした。
ここからスキャンした書類の電子化が認められるのまでに7年の歳月を要しています。
2005年
2005年の改定では、これまで考慮されていなかった紙文書をスキャナで取り込み、電子化して保存することが認められました。しかしこの時点では領収書や請求書の金額が3万円未満に限定され、サイズ情報なども保持しなければならないなど、かなり厳しい用件がありました。
2015年
金額の上限が撤廃され、電子署名(電磁的記録に付与する電子的な証明)が不要になりました。
2016年
この改定によりスマートフォンで撮影した領収書なども公式な電子データとして認められるようになりました。スキャナ保存においても、「カラーで保存しなければならない」「サイズ情報も保持しなければならない」など厳しかった要件もこの改定で緩和されました。

このように電子帳簿保存法は時代に合わせて改正されてきました。

2020年10月の改定

今回の改正での一番大きな点はキャッシュレス決済における証憑処理が完全にペーパーレスで行えるようになったことです。またタイムスタンプ【書類が書き換えられていないことを証明する技術。TSA(時刻承認局)が発行する。】についても、発行者が付与していれば受領者のタイムスタンプは不要になりました。
これまでは紙の領収書をスマートフォンで撮影して保存する必要がありましたが、今回の税制改革ではそれに加えクレジットカードやQR決済などで支払った場合の利用明細データの保存が認められ、そのまま経費精算ソフトに取り込めるようになり、さらにペーパーレスを導入しやすくなりました。

「真実性の確保」と「真実性の確保」を満たした経費精算ソフト

データの保存には二つの項目を満たしている必要があります。
■真実性の確保:データの改ざんが不可能なこと
■可視性の確保:誰でもデータの確認ができること
つまり経費精算ソフトを導入する場合は、承認されたものの改ざんができないこと。また承認されたものをいつでもどこからでも閲覧出来ること、そしてどこからでも申請できるクラウド型であることが必須です。会社据え置き方のソフトではわざわざ会社に行かなくてはならない為テレワークの妨げになります。
株式会社バルテックの『ハイ!経費』であれば上記の条件を満たしており。1アカウント月額300円で導入することができるため、ランニングコストの負担を気にせずに運用ができます。もちろん、紙の領収書もスマートフォンで撮影して添付できるため現金で清算した経費にも対応できます。

会社に送られてきた証憑書類をどうするか

キャッシュレス決済、また領収書の電子化ができれば完全にテレワークが可能かというと、それでもまだ出社しなくてはならない場合があります。それは取引先から会社宛に領収書や請求書が送られてきた場合、確認の為に出社しなくてはならないということです。
それを解決するためには会社に会社に送られてくる書類をテレワーク中に自宅から確認する方法として紙文書の管理を代行してもらえるサービスの利用が考えられます。
株式会社オフィス24の紙文書電子化代行サービスなら会社宛ての領収書や納品書を管理センターで直接受け取りし、電子データとして保存。
クラウド型サービスのため、どこからでも過去の書類を日付、書類、科目別などに分けて素早くどこからでも検索しダウンロードできます。
2020年、電子帳簿保存法の改正で経理のテレワークは可能になるのか?

会社でしか扱えないシステムにどうやってアクセスするか

さらにもう一つテレワークをする上での問題があります。
会計ソフトやネットバンキングに自宅からどうやってアクセスするかという問題です。
ネットバンキングは一般的なリモートアクセスでは閲覧することが出来ず、会計ソフトの場合は据え置き型を使用している企業も多く、使い慣れてしまうとなかなか変更が難しくなります。
株式会社バルテックのバルテックスワンであれば自宅から会社のシステムに安全にアクセスできます。
通常のリモートアクセスでは入ることのできないネットバンキングにもセキュリティを保ったままアクセスすることができます。
端末にデータが残らず、画面のコピーや印刷も禁止することが可能です。情報処理は会社のPCに依存し、自宅側のPCは最低限の処理のみを行う為、万が一自宅PCがウイルスに感染しても会社側に拡散されることはありません。
通信経路は高度に暗号化されており機密性の高い情報を操作するときのデータ漏洩の心配もありません。

2020年、電子帳簿保存法の改正で経理のテレワークは可能になるのか?

電子帳簿保存法の改正で政府はテレワークの推進に力を入れています。しかしそれを実現するためには適切なツールのを利用が必要になります。
以上で紹介した3つのシステム
■クラウド型経費精算システム
■紙文書代行サービス
■セキュリティを保ったまま自宅からネットバンキングにアクセスできるシステム。

これを利用すれば難しいと思われている経理のテレワーク も可能になります。

【電子帳簿保存法の適用には帳簿保存を始める3か月前の管轄の税務署長の事前承認が必要になります。詳しくはこちらをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/04.htm

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