退職時の交通費・経費精算 | 経費精算システム

退職者が出た、もしくは自分が退職するときに会社から支給されている交通費（定期代）の処理はどのようにすればいいのでしょうか？今回は退職時の交通費精算についてご紹介します。

交通費の支払いに関する法律は存在しておらず、会社の判断次第

通勤に必要な交通費の支払いについては、実は法律上の義務はありません。日雇いのアルバイトや派遣社員など、交通費が支給されない場合もありますが、法律上の交通費の規定がないので、通勤に必要な交通費の支給については、あくまでも会社が社員向けに設けている福利厚生の一環だと考えられます。
したがって、法律上の判断というよりは、会社の規定に退職時の交通費の精算がどのように規定されているかということが重要です。

退職日（有給取得期間は交渉）以降の交通費を日割りor月割で返金

あくまでも一般的には、退職日以降の交通費を日割りか、月割りで会社に返金する方法がとられます。というのも、毎月定期券代を支給しているのではなければ、多くの場合は定期券の有効期間が残っている状態での退職が考えられるためです。

有効期間が残っていれば、手続きをした上で鉄道会社などから返金がされます。
といっても、単純に定期券の額面を日割りしたものが返金されるのではなく、有効期間が一ヶ月を切っている部分については返金しない、返金手数料がかかるといった場合があります。

つまり、退職日によっては定期券の払い戻しもありません。払い戻しがないのに、会社に交通費を返還するというのも、なかなか厳しいかもしれません。
退職が決まった時点で、有効期間の残っている定期券についてどうしたらいいか、会社に確認を取ってみてください。

退職時は就業規則を確認しよう

普段就業規則をなかなか読む機会がないかもしれませんが、交通費の精算の仕方など、すべて就業規則が元になります。就業規則をあらかじめ確認しておくことで、退職時の交通費の精算についてどうしらたいいか、見当をつけることができます。
就業規則で特に退職時の交通費の精算について決まっていないという場合は、実際にどのように運用されているのか確認する必要がありますし、
もし、あなたが精算を担当する人事労務担当の方であれば、規定を新たに追加することを提案してもいいかもしれませんね。

まとめ

通勤に必要な交通費の支払いについては、特に法律上の決まりがないため、会社の就業規則で決まった通りの運用がされます。基本的には、日割りで交通費を返却するのがベストではありますが、あくまでも会社の指示に従ってください。