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「経理」の「テレワーク」を阻む2つの問題とは | 経費精算システム

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「経理」の「テレワーク」を阻む2つの問題とは

「経理」の「テレワーク」を阻む2つの問題とは

今回のウイルス騒動でテレワークという言葉の浸透率、導入率ともに大幅に増加しましたが、やはり全ての業務でテレワークを行うのは難しいという意見も多く聞かれます。
その代表が「経理業務」でしょう。
経理のテレワークを困難にしている問題とその解決策を紹介します。

-目次-

  1. 問題①
    紙での経理業務をやめられない
  2. 問題を解決するソリューション①
    クラウド型の経費精算システム
  3. 問題②
    会社でしか管理できない会計ソフトやオンライン口座にどうやってアクセスするか
  4. 問題を解決するソリューション②
    セキュリティの強固なリモートデスクトップシステム

問題①
紙での経理業務をやめられない

経理のテレワークを難しくしている原因の最たるものはやはり「紙」でしょう。

経費精算業務の流れとして一般的に
・社員が立て替えた経費(交通費、備品購入費など)を紙(又はExcel)に記載
・申請書を作成して領収書を添付
・その書類に上長が承認の印鑑を押す
・現金で支払い、さらにその金額を記載

という流れになっているのではないでしょうか。

このプロセスを続けていては経理がテレワークを導入するのは不可能でしょう。
紙での管理には手間もかかり紛失の危険もあります。

これだけの手間をかけてもまだ紙での管理を続ける理由はあるのでしょうか。

これに関しては電子帳簿保存法の規制緩和によりほぼすべての文書に対して電子データでの保存が可能になっているため、厳密には「絶対に紙でないといけない」という理由はありません。
参照:【国税庁 電子帳簿保存法の概要】

それでも面倒な手続きを踏んで紙での管理にこだわる理由があるとすればやはり、今までの習慣でしょう。
紙の管理に慣れている場合、デジタルへの移行に少し重い腰をあげなくてはならないかもしれません。ではどうすれば大量の領収書をペーパーレスで管理できるか。データ化して管理するとしても、領収書をスキャンしてメールで添付したものを管理する・・・となればこれはかなり大変です。

このような問題を解決するため、まずは一つめのソリューションをご紹介します。

問題を解決するソリューション①
クラウド型の経費精算システム

毎月大量にある領収書を管理するためには「クラウド型の経費精算システム」の導入がおすすめです。

クラウド型であれば
・領収書をスマホで撮影してどこからでも申請
・申請一覧が一目でわかりどこからでも承認することが可能
・申請や承認状況を一覧で確認
・データをcsvで出力できるため会計ソフトにそのまま入力することが可能。

紙の管理では、保管場所の確保や紛失の危険もありましたがクラウド型経費精算システムであれば在宅でも経費の申請から生産までが可能になります。

クラウド型経費精算システム「ハイ!経費」なら1アカウント月額300円で導入することができるため、ランニングコストの負担も少なく、導入してから徐々にペーパーレスに移行していくということも可能です。

しかし、これで経理のテレワークは完璧かというと、まだ問題があります。
それは外部PCから参照できないWEBサービスやアプリケーションにどうアクセスするかという問題です。

問題②
会社でしか管理できない会計ソフトやオンライン口座にどうやってアクセスするか

経費精算のデータを簡単に管理できるシステムを導入してもそのデータを管理する会計ソフトが自宅から使えなくては意味がありません。
しかし会計ソフトは自社管理型のものも多く会社に行かなくてはできない、というパターンも多いのではないでしょうか。
さらに経費精算を振り込みで行うためにはオンライン口座のアクセスも自宅から行う必要があります。
社内に用意した現金で支払いを行っていては、テレワークはできません。
経理とテレワークはやはり相容れない?と思わずにここはもう一つのソリューションに頼りましょう。

問題を解決するソリューション②
セキュリティの強固なリモートデスクトップシステム

株式会社バルテックの「VALTEC SWAN(バルテックスワン)」を使えば、社内ネットワークでしか使用できないシステムやオンライン口座にもアクセスが可能です。
端末にデータが残らず、画面のコピーや印刷も禁止することが可能です。情報処理は会社のPCに依存し、自宅側のPCは最低限の処理のみを行う為、万が一自宅PCがウイルスに感染しても会社側に拡散されることはありません。
通信経路は高度に暗号化されており機密性の高い情報を操作するときのデータ漏洩の心配もありません。
「経理」の「テレワーク」を阻む2つの問題とは

経理業務は社内で最も重要な情報を扱う業務の一つです。紙の管理になれているとなかなかデジタルへの移行には骨が折れるかもしれませんが、今は一人でも多くの社員をテレワークに移行させなくてはならない時期です。高度なセキュリティを保った使いやすいシステムを適切に選び、経理業務のテレワークへの移行を行いましょう

コロナウイルス騒動も第一波が少しずつ収束に向かい、より強力な第二波が来ると言われている今のうちに、テレワークの準備を進めるべきです。

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