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交通費(出張費)清算をするときに領収書は必要?再発行はできる? | 経費精算システム

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交通費(出張費)清算をするときに領収書は必要?再発行はできる?

交通費(出張費)清算をするときに領収書は必要?再発行はできる?

営業など業務上の必要があって交通機関を使い、経費として申請する場合には領収書が必要です。とはいえ、公共交通機関の場合、領収書をどこでもらえばいいのかわからない方も多いでしょう。今回は、電車の交通費の精算をするときの領収書の取り扱いについてまとめました。

-目次-

  1. ポイントは、改札をくぐる前か後か
  2. 改札に入る前であれば駅員に手書きの領収書を作ってもらえる(切符)
  3. 改札に入った後~改札に入った後であれば切符に無効印を入れてもらって、それを領収書の代わりになるか会社に打診(切符)
  4. ICカード(Suica/Pasmo)の場合は券売機で「履歴印字」が可能。ただしそれが領収書として認められるかは会社次第(IC)
  5. 領収書の再発行はできないと考えたほうがいい
  6. まとめ

ポイントは、改札をくぐる前か後か

まず、駅に到着し、切符を買うところを思い浮かべましょう。改札に入る前であれば、領収書を駅員に作ってもらえますし、改札に入った後では領収書は作ってもらえません。

改札に入る前であれば駅員に手書きの領収書を作ってもらえる(切符)

切符を購入した後、改札に入る前であれば駅員に領収書を作成してもらえます。
といっても、急いでいると忘れがちなので、駅員のいる窓口で切符を購入すれば、忘れずに領収書を受け取ることができます。出張時など、後日経費精算が必要な場合は、「切符を窓口で購入、その場で領収書をもらう」ことを徹底しましょう。

最近の券売機は「領収証」というボタンがあり、領収証を発行する機能もついているのですが、宛名書きが必要な場合は券売機で領収証を発行しないでください。二重に領収証を発行することはできないので、後日宛名書きが必要になった場合に対応できません。
ちなみに、領収書をもらい忘れたとしても、後日の発行はできません。必ず、領収書は当日に発行してもらってください。

改札に入った後~改札に入った後であれば切符に無効印を入れてもらって、それを領収書の代わりになるか会社に打診(切符)

改札に入った後で領収書をもらい忘れたことに気がついた場合は、切符に無効印を入れてもらって、領収書の代わりにならないか会社に相談してみてください。
領収書ではありませんが、どこから乗ってどこで降りたのかという証明になります。

また、改札に入って到着駅の改札を出る前、切符を持っている状態であれば「乗車履歴」という証明書を発行してもらえることもあります。駅員に相談してみてください。
ただし、切符を購入したときに領収書をもらうことを徹底するほうが一番確実です。

ICカード(Suica/Pasmo)の場合は券売機で「履歴印字」が可能。ただしそれが領収書として認められるかは会社次第(IC)

確かに、ICカードの場合は乗車履歴を印字できますが、領収書の代わりになるかどうかというと、会社により判断が分かれます。
原則として、履歴印字は領収書の代わりにはならないと考えてください。

領収書の再発行はできないと考えたほうがいい

実は、事業者には領収書の再発行に応じる義務はありません。つまり、領収書を紛失や汚損して、再発行してほしいといっても応じてもらえない可能性があります。二重に領収書を発行することを防ぐため、再発行をしないという企業もあります。
ただしには、汚損の場合は汚損した領収書と引き換えに再発行してもらえることもあるようです。

まとめ

大前提として、領収書がないと経費は請求できないと考えたほうがいいでしょう。領収書をもらうことを徹底するというのは、不正な経費の水増し請求を予防するための措置でもあります。
通勤経路など、自宅からの距離がはっきりしている場合は、領収書が無くてもいいかもしれませんが、複雑な経路をたどっているときや、出張時などは、経費をごまかしやすいのです。

電車に乗るときは、面倒でも領収書を発行してもらってから乗りましょう。また、無くさないように丁寧にファイリングしておくことをおすすめします。

投稿日: 2017/07/31

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