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面倒な交通費精算をカンタンに! ICカードを「ピッ」とするだけ!これからの交通費精算 | 経費精算システム

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面倒な交通費精算をカンタンに! ICカードを「ピッ」とするだけ!これからの交通費精算

皆さんは会社の交通費申請・精算をどのように行っていますか?

1980年~1990年頃、今や当たり前のように利用している、SUICAやPASMOなどの交通系ICカードが登場しました。2000年頃からは駅のホームにICカード専用自動改札機が導入され、その頃からICカードが世の中に浸透していきました。
その頃はまだ、利用できる駅や交通手段も多くありませんでしたが、次第に地下鉄やバスなどにも対応し始め、交通手段以外でも利用できるようになりました。自動販売機やコンビニでの買い物にも利用できるようになり、ICカードは次第に交通の枠から多岐に広がりました。
今ではその便利さゆえに国民の約8割がICカードを1枚以上所持しているという比率だそうです。

そんなICカードが会社の交通費精算で大いに役立つことをご存知ですか?

今までICカードがなかった時代、交通費申請と言えば「紙に記入し申請」といった方法でした。今でもこの方法はなくなってはいませんが、ICカードが普及した今では、ICカードの内容を自動でCSVデータへと変換し、簡単に申請できてしまうのです。

いつも外回りをしている方々や出張が多い方にとって、交通費申請は特に「面倒なもの」ではないでしょうか。
その概念を取り払ってくれる「ICカードでの交通費申請」とは、カードリーダーにカードをタッチするだけというもの。
ですが、今までのやり方に慣れている方々にとっては、簡単そうだけど、実際にやってみたら逆にやりにくいのではないか、と不安になりますよね。

そこで、実際に今までの方法での申請と、このICカードリーダー読み取りでかかる時間とコストを比較してみようと思います。今回は統一して一週間分の件数で行います。
券売機

1.今までの方法、領収書を提出し紙で申請する方法

まず、交通費として発生したカードの利用履歴を駅の券売機にて印字します。
券売機にて待つこと数十秒、カードの利用領収書が印字されました。
利用履歴として印刷される中には交通費以外にもコンビニでの買い物履歴なども含まれてしまうので、その後会社へ戻り、交通費として利用した分のみを用紙に記入します。
用紙への入力ではなく、エクセルなどに手打ちで入力する会社も今は多くなってきているようですが、今回は領収書を貼り付けの場合と、スキャンしてデータ添付した場合の2パターン申請をしました。貼り付け・手書き書類は25分、スキャン・PC入力は20分といった結果になりました。それぞれの経路検索を行うのに意外と時間がとられてしまいます。
二つの方法にあまり差はありませんでした。
また、今回は一週間分で券売機での印字もうまくいったのですが、券売機での利用履歴は行数が限られているため、あまり多いようだと何枚も印字することになるようです。

所要時間:約25分 という結果でした。

2.ICカードをカードリーダーと専用ソフトで読み取り申請する方法

まず、社内にてカードリーダーへICカードの情報を読み取らせます。カードリーダーとパソコンをつなぎ経費精算システムを起動します。カードをかざすと数秒でパソコン画面上に利用履歴が表示されます。

まずは表示されたデータをメニューから「保存」を選択しCSVデータとして保存します。
交通系ICカード取込み画面
1つ注意しなくてはならないのが、ICカードの性能上、最新の履歴は20件までしか記録できないとのこと。コンビニのお買い物やチャージ履歴も含まれますので、頻繁に利用する方は履歴がなくなる前に申請しましょう。

経費精算システムにログインし、「交通費精算」から「CSV取込」を選択し、CSVデータを取込みます。
ハイ経費画面 csv取り込み画面
CSVがアップロードされるとチェックリストが表示されるので、必要な分だけを選びます。
取り込み画像
利用明細を確認し、システム内へ読み込みました。
あらかじめソフトが経路検索「駅すぱあと」と連携しているので、ひとつひとつ経路検索をせずに済み、記入も自動で行われるので時間がかなり削られました。

所要時間:4分46秒

今まで残業してまで記入していた業務が、たったこれだけで終わってしまいました。

このように、ICカードを用いた交通費申請は圧倒的にかかる時間が削減され、いかに便利になるかがわかると思います。
この削減された時間を人件費に当てはめ、計算してみると

・一般的な会計事務の派遣時給:800円/時間として計算します。
今までの方法でかかっていた作業時間:25分=334円
 ICカードリーダーで作業した時間:約5分=66円

今回は一週間分で作業を行ったので、これを×4。
そしてその金額を年間で考えると×12となり、

今までの方法でかかっていた年間人件費:16,032円
 ICカードリーダーで作業した年間人件費:3,168円

年間でもそこまで気にならない…という方もいるかもしれませんが、あくまでもこれは一人当たりかかる作業コストであり、例として同じように申請を行う人数が50名とすると、さらにその差額は広がります。

今までの方法で50名:16,032円×50名=801,600円
 ICカードリーダーで50名:3,168円×50名=158,400円

差額:643,200円

今までの方法とICカードを利用した方法では、50人で年間643,200円もの差額が出るという計算になりました。

交通費精算のまとめ

では今回比較した結果です。

●今までの紙ベース・エクセルなど手動入力ベースでの場合
・かかった時間:約25分
・一般的経理事務の時給800円/月に置き換えた人件費:334円

・50名が一週間分を毎週申請した時、年間でかかる時間:1000時間(約41日分)
・50名が一週間分を毎週申請した時、年間でかかる人件費:801,600円

●ICカードリーダーで自動読み込みした場合
・かかった時間:約5分
・一般的経理事務の時給800円/月に置き換えた人件費:264円

・50名が一週間分を毎週申請した時、年間でかかる時間:200時間(約8日分)
・50名が一週間分を毎週申請した時、年間でかかる人件費:158,400円

———–
かかった時間の差:792時間(33日分)
人件費換算した時のコストの差:643,200円

ICカードでの交通費精算により、今までかかっていたコストを81%削減できました。
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このようにICカードでの交通費精算は業務効率化・コスト削減につながります。

今回は、弊社製品の経費精算システム「ハイ!経費」を利用して、ICカードでの交通費精算を行いました。
経費精算システム「ハイ!経費」の詳しい資料やお問い合わせはこちらから

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