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旅費・交通費精算の不正申請を防止するには? | 経費精算システム

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旅費・交通費精算の不正申請を防止するには?

今年5月、通勤手当を20年不正受給していたとして兵庫県三田市はクリーンセンターの男性職員2人を停職1カ月の懲戒処分としました。2人の不正受給額は計約230万円にのぼっています。処分を受けた職員の1人は採用されてから20年もの間、自宅から職場への距離を水増しして請求していたそうです。かなり長期間、発覚していなかった交通費の受給。1ヶ月あたりの金額は大きくなくても積もれば大きな金額になります。しかも1、2人ではなく大勢の社員がバレないまま旅費・交通費を不正に申請していたら、会社にとって大きな損害をもたらしていることになります。

「経費の水増し」 「虚偽報告」といった交通費申請の不正を防止するには、経営者、経理それぞれの役目としてどのような対策をとっていけば良いのでしょうか?

旅費・交通費精算の不正申請を防止するには?

不正の原因は社員ではなく、業務フローにある

不正が起こるきっかけは、問題を起こす社員の個人的なところにあると考えられがちです。しかし、社内でのチェック・経理業務におけるフローが充分でないために不正を起こしやすい機会が発生していることも事実です。
たとえば、次のような項目に思い当たる節はないでしょうか?

  • 突然、出張を言い渡され、事前の申請もなければ、帰ってきたあとの報告書や領収書の提出も義務付けられていない。
  • 営業で外回りする社員が多く、月末にまとめて交通費申請を出されるため、細かい内容まで確認できずに、とりあえず処理に追われている。
  • 経理スタッフの数が少なく、経費削減のため、正社員よりも派遣やアルバイトといったアシスタントを多く使っている。
  • 承認者と申請者が同じで、申請やチェック基準があいまいなままになっている。
  • 定期代を支給しているにも関わらず、定期区間内での電車、バス移動にかかった費用の申請があり、交通費の二重払いが発生している。

こういった環境になっていると、どうしても不正が起きやすくなります。

交通費申請の不正は防止するために見直すべきこと

  1. 出張時交通費の仮払いに対する準備ができているか?
     会社からの要請で出張をした場合、交通費申請を必ず行います。その際に、前もって会社が仮に概算の費用を支払うことがあり、これを仮払いといいます。仮払いを行った場合は、後日、出張にかかった費用を正式に精算する必要があります。この伝票作成が面倒で、つい疎かになりがちです。
    例として、5万円を仮払いし、実際には3万円を使った場合。経理の帳簿上では次のように伝票が作成されます。
    ・9/13に5万円仮払いをした
    【仮払金】50,000 【現金】50,000

    ・9/14に30,000円を使い、20,000円を会社へ返金した
    【現金】20,000 【仮払金】50,000 【旅費】30,000

    ここで、重要なことは
    (1)9/13に50,000計上された仮払金が9/14には精算されて差し引き0になっていること。
    (2)9/14には現金+旅費=仮払金となり、釣り合いが取れている。
    この2点です。特に(仮払金)という勘定科目については、決算の時には基本的になくさなければならないため、会社の締日が近くなっても精算されないと経理から確認がくることになります。

    出張機会が少ない会社であれば、大した作業でもないように感じますが、出張が多かったり、まとめて仮払いの申請、精算を出されると細かい確認を見落としがちです。そうならないためにも予め「仮払金申請書」「出張旅費申請書」「出張旅費精算書」「立替経費申請書」「旅費交通費精算書」「出張報告書」といったテンプレートを用意しておきましょう。

  2. 社内規定に定期券内の交通費精算が入っているか?
    日々の営業活動で、通勤に利用する定期券の区間内で電車やパスを使用した場合、その運賃を会社に請求できるか?ということについて、法律上に明確な規定はありません。そのため、社内で規定を作って定期区間内での交通費支払いについて明記しておく必要があります。もし、出張に関するものがすべて支給とされている場合には、たとえ定期区間内であっても、会社から交通費が支払われることになります。似たようなケースで、交通費を支給されているにも関わらず、自転車で通勤していた場合や最寄り駅として報告しているものと実際に利用している駅が違い、浮いた金額をそのまま受け取っている、といった冒頭の兵庫県三田市職員のような場合も社内の規定によるところが大きくなります。
     このような不正が発覚した場合、会社は受給していた社員に対し、不正に受け取っていた分の金額の返還を求めることができますが、そうではなく、定期区間の重複確認を忘れていた、計算が面倒くさいから、忙しいからできなかったという社員や承認者、経理担当のほうが多いのではないでしょうか?このようなミスは例え一件あたりの金額が小さくても、複数、長期間にわたることで重大な損失を会社にもたらしてしまいます。

手作業で起こるミスは経費精算システムで自動化することで防止できる

紙の帳簿やエクセルといった手入力で経理業務を行っている場合、どうしても入力ミスや確認漏れが起こってしまいます。
しかし経費精算業務をシステム化してしまうことで、こういったミスや交通費の二重払いを防ぐことができるだけでなく、申請・承認・精算・仕訳・振込といったフローを一元管理することにより、業務効率が大幅に改善され、残業代が削減できる、さらに経理業務の見える化により無駄なコストが発見できたり、会社の内部統制につながったりといったメリットも生まれます。

経費精算システム「ハイ!経費」を使うと社員の定期区間を自動的に控除する機能を備えています。そのため、交通費精算時の二重払いやミスを防止することが可能になります。
交通費申請 定期区間控除 画面

また、仮払金の入力や領収書のスキャンデータをアップロードし、各経費申請、交通費申請、出張費申請ごとに保存しておくことができるので、承認・精算時の業務時間を短縮することができるようになります。
経費精算 仮払金画面

経理業務を効率化し、不正防止につながる「ハイ!経費」の詳しい資料はこちらからご請求ください。

投稿日: 2016/09/20

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