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経費精算は小口現金をやめて振込にする理由

このページを見られている方は、経費精算を現金支給から振込に変更を検討されていることでしょう。なぜ現金支給から振込に変更するのか?
ひとことで言えば小口現金の管理を無くす事での「業務効率化」ではないでしょうか?

小口現金による精算

小口現金とは、会社の現金を一部手元に置いておき、社員の交通費や備品等を買うためなどに使う少額の現金です。
小口現金は、入出金のたびにその内容を出納帳に記載する必要があります。また日々現金残高と帳簿残高を合わせる業務が必要となります。合わない場合は、再度数え直したり領収書とチェックしたりと1円違うだけでもかなりの手間と時間が取られたという経験をしている方も多いことでしょう。また小口現金があることで、盗難や横領といったリスクも発生します。これらは経理担当者の大きな業務負担となっておりますが、まだ多くの会社で利用されているのが現状です。

小口現金をやめて振込に

振込のデメリット

それでは振込にするデメリットはないのでしょうか?

  1. 精算が遅くなる
     小口現金の場合は都度精算されていましたが、振込の場合は月1回や週1回などその会社に応じたルールを決めて精算することになります。要はすぐには現金がもらえないということになります。
  2. 振込手数料がかかる
     振込口座と同一銀行同一支店であれば手数料はかかりませんが、異なる場合は手数料が発生します。また金額によって手数料も変わりますので振込金額よりも手数料の方が高いということも発生する場合があります。
  3. 振込口座の問題
     月1回の振込だと給与支払と合わせて振り込まれるのが一般的です。少なからず分けてほしいとういう要望が出てくるようです。特に既婚者の場合、奥さんが口座を管理しているので説明するのが面倒などといった理由があるようです。
    振込口座を給与口座と分けるのも検討しどうするか決めた方が良いです。
  4. 振込データ(FBデータ)の作成
     小口現金の代わりに振込データ作成の業務が発生します。エクセルで管理している会社の場合はインターネットバンキングを利用し1件1件入力作業が発生します。社員数が多ければ多い程その作業負担は多くなってきます。但し小口現金の管理と比べると業務負担は軽いのではないでしょうか。

1~3のデメリットは会社としてのルールを決めて運用することで解消されるのではないでしょうか?人は今までのものを変更するのに抵抗はありますが、一旦決まり変更して運用してしまえば、これが当たり前となってきます。
4については一度に処理できる総合振込(データ伝送サービス)を利用することで改善可能ですが、振込依頼用のファイルを準備する必要があります。振込依頼用ファイルは「全銀フォーマット※」と呼ばれる形式が一般的に使用されておりますが複雑で準備が大変です。またファイルを作成する際に帳簿からの転記ミスがあったり確認作業が必要となります。振込依頼用のファイルを自動作成できるシステムとして経費精算システムがあります。
※全銀フォーマット:全国銀行協会連合会が規定する振込依頼書のフォーマットのこと

精算におけるフロー

一般的に交通費や備品の購入、出張時の費用など社員が立て替えた経費精算フローは、申請書の記入、領収書を添付、申請、各関係部門(上司や経理部門など)の承認、支払処理、仕訳、会計ソフトへの入力、申請書の保管となります。
企業の経費精算業務はこの何十年も変わらず、利用申請、承認、支払い依頼をExcelや紙ベースで処理しており、業務効率と透明性の視点で多くの課題を抱えています。
これらの業務フローを経費精算システムで電子化することにより以下のような利点があります。
申請する側の利点

  • 移動中などいつでもどこからでもスマホで申請が可能
  • 精算の承認状況が一目でわかる
  • ICカードの利用や経路検索機能で利用区間の金額が自動算出されることで面倒な交通費の申請が簡単に

承認する側の利点

  • 一覧で承認すべき内容がわかるので、承認漏れや承認作業がスムーズ
  • 申請する側同様にどこでも承認が可能
  • 交通費の利用区間の金額確認不要

経理担当者側の利点

  • 定期区間自動控除による二重支払防止
  • 振込データの作成ができる事による入力作業、転記ミス、確認作業が不要
  • 自動仕訳(申請者が選んだ項目に勘定科目と税区分の紐付けができる)機能、会計ソフト連動による入力作業が不要
  • 領収証等のデータ保存※
     ※電子帳簿保存法の規制緩和により、金額に関わらず領収書のスキャナ保存が可能(適正事務処理要件等の要件を満たす必要があります)になることで原本の保管が不要

経費精算システムで業務効率化・コスト削減

経費精算を小口現金から振込に変更する場合は、小口現金における業務負担を無くすこと以外にも多くの業務効率化が経費精算システムの導入により可能になります。この機会に経費精算の業務を見直し、さらなる業務効率化、作業時間短縮によるコスト削減を検討してみてはいかがでしょうか。

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