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経路検索から交通費精算があっという間に完了 | 経費精算システム

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経路検索から交通費精算があっという間に完了

多くの営業の方や外出が多い社員が面倒だと感じている交通費精算。実は簡単に申請し、効率的に行えるとっておきの方法があります。
その方法は「経費精算システム」の導入です。では、なぜ経費精算を導入すると交通費精算の申請が簡単になるのか、このページでご紹介致します。

-目次-

  1. 交通費精算や経路検索の現状
  2. 交通費申請の面倒なことは経路検索だった
  3. 経路検索の問題点、ICカードと切符で料金が違う
  4. 面倒な経路検索や交通費申請から解放してくれる経費精算システム

1.交通費精算や経路検索の現状

交通費精算や経路検索をするときに、まず記憶から行先と使った駅と路線を思い出します。そして、その記憶から経路検索アプリやYahoo路線情報などに入れて調べたものを交通費申請用紙に記入し、経理に渡すという形をとっているのではないでしょうか。
この申請や経路検索の仕方だと、面倒なうえに漏れが出てきてしまいます。
次項で経費精算についての意識調査を詳しい数値を見て行きます

2.交通費申請の面倒なことは経路検索だった

まずは交通費精算についての調査がありましたので、ご説明致します。
参照:交通費精算について、ビジネスパーソンアンケート「仕事中の無駄」

交通費精算の頻度の調査結果です。
交通費精算の頻度
半数以上がその都度申請ということで、日本人がいかに細かいのかわかるような気がします。忘れないように・・とすぐに申請しているのかもしれませんね。
また、交通費精算の回数も都度申請だと多そうですね。

次に「交通費精算の目安の金額はあるか」という調査の結果は以下の通りです。
交通費精算の目安金額hあるか
次に、これくらいの金額になったら精算しよう…といった目安金額については、「ある」と回答した人が16%、ないと答えた人が84%という結果になっています。
前の調査にて「その都度」と回答した人が多いことからも、目安金額がある人はかなりの少数派のようです。しかし具体的な金額を聞いてみたところ、「10,000円」が最も多く、「50,000円」と回答した人も複数いました。交通費を立て替えることが多い職種や業種の人などは、まとめて精算というケースが多いのかもしれません。

次に、「交通費精算について、漏れがあったり、しそびれたことはあるか」という調査については以下の通りです。
交通費精算の漏れ、しそびれたことはあるか
日々の業務の中で行う交通費精算。その中で漏れや、しそびれたことがある方が34%います。自腹が増えることは社員のモチベーションややる気に影響し、最終的には企業の利益に関わってきます。小さなことですが、モチベーションややる気が下がるような体制や環境にはしたくないですね。

次に注目していただきたい調査が「交通費精算について面倒なことや困っていること」です。
交通費精算で困っていることや面倒なこと
交通費精算について、困っていることや面倒だと思っていることについては、「運賃の確認」が40%でトップでした。運賃の確認はすなわち経路検索のことですが、ほとんどの方が面倒に思ったり、困っているようです。ICカードでは乗車時に金額を意識しないことも多いため、後から調べて精算…といったことがより面倒に感じてしまうのかもしれません。

この結果から、経路検索に皆さん困っていることがわかります。

3.経路検索の問題点、ICカードと切符で料金が違う

経路検索をして用紙に記入し申請した際に「最安値で申請してください」と経理に言われたことはありませんか?
日本、特に都内では鉄道網が張り巡らされ、同じ行先に同じ駅から出発しても乗る路線によって値段が変わります。
また、2014年4月1日から消費増税相当分の運賃転嫁がありました。ここで問題な点は、ICカードで乗車する場合と、切符を購入し乗車する場合で値段が変わることです。
まずは下の図をご覧ください。
ICカードと切符の比較表
部分抜粋:べジップルズ http://vegepples.net/2014/03/31/suica/

ほとんどICカードの方が安いですが、一部では切符の方が安いのです。ICカードと切符で値段が違う上、距離や路線によって安い支払方法が変わるのです。「最安値で申請してください」と言われた場合、非常に面倒ですね。

4.面倒な経路検索や交通費申請から解放してくれる経費精算システム

1~3まででご説明した面倒な経路検索。解決するためには経費精算システムを導入することが一番です。

月額300円から使える経費精算システム「ハイ!経費」には、経路検索を簡単にする機能が2つ備わっています。

・「駅すぱあと」連携
今まで事前におこなっていた経路検索を、交通費を申請する画面にて駅すぱあとを利用し経路検索をすることが可能です。
ハイ経費画面
別アプリ等でわざわざ調べて記入する必要もありません。
更に、ICカードと切符の値段の相違にも対応しています。
ハイ経費画面 ICカードと切符の値段相違
普通乗車券は切符、ICカードはSuicaやPASMOを利用した際に選択します。検索した際に最安値も右上のアイコンにてひと目でわかります。

・交通系ICカード取込み
「駅すぱあと」連携により、わざわざ経路検索を別アプリにて行う必要がなくなりました。これだけでも非常に経路検索の手間が省けますが、「経路検索自体行いたくない」という方には利用したSuicaやPASMOからデータを読み込み、自動でデータを作成してくれる機能がオススメです。
交通系ICカード取込み画面
上記がSuicaやPASMOから取り込んだデータですがこのデータをCSVで保存し経費精算システムのcsv取り込みからデータを入れ、そのまま申請致します。
ハイ経費画面 csv取り込み画面
駅すぱあと連携の拡大画面ですが、赤丸のcsv取り込みからデータを入れます。
物販や祝日など私用の項目は読み込む際に削除し申請することが可能です。
取り込み画像

最後に、最安値で申請の件ですが、経費精算システムを導入することで申請時間が短縮され、人件費の削減効果もあります。そのため、最安値で申請ではなく、実際に使ったルートの値段で申請しても人件費や本来の業務を行えることを加味すると、同じもしくは経費の削減につながります。実際に使った金額を申請することで社員はモチベーションが下がる要因も減り、やる気が上がるでしょう。結果的に企業の利益につながりますので、一度交通費の申請・経路検索について考えてみてはいかがでしょうか。

→経路検索が簡単な経費精算システム「ハイ!経費」はこちら

参照
電車代が値上げ【切符とICカードは運賃が違う!】どっちがお得か比較検証してみた。
交通費精算には不満がいっぱい!?営業、経理それぞれに聞いてみました
交通費精算について

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