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経費精算システムを使うメリットとその機能とは | 経費精算システム

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経費精算システムを使うメリットとその機能とは

経費精算システムを使うメリットとその機能とは

経費精算システムという言葉を聞いたことがあっても、実際どのようなシステムなのか知らない方も多いのではないでしょうか。
今回は、経費精算システムを使うメリットと、代表的な機能をご紹介します。

-目次-

  1. 経費精算システムとは
  2. 経費精算システムでできること
  3. 会計ソフトとの違い
  4. 経費精算システムの導入コストと価格
  5. まとめ

経費精算システムとは

経費精算システムとは、社員が建て替えるなどした経費を精算するためのシステムです。

経費精算は、印刷した用紙に経費の内容(交通費の金額とその目的、内訳など)を記入し、経理部で集計し、給与振り込み時に立替金を社員に支払うという方法を採っていた会社が多かったのですが、紙でやりとりする時間的コストを削減するため、紙からデジタルへと移行してきました。

具体的には、Excelや専用の経費精算システムを使用することで経理部門の省力化を目指してきたという流れがあります。

経費精算システムでできること

経費精算システムでは、用紙をプリントアウトする必要はありません。社外のスマホからでも専用の画面にアクセスし経費を申請することが可能です。

うっかり無くしてしまいがちなレシートは、スマホで撮影するなどして、画像として添付することができます。
また、ICカードから直接経路と運賃を入力する機能がついている経費精算ソフトもあります。

システムによって誤入力チェック、不正チェックなどがなされたあとのデータは、経理部に送られ、承認されると自動的に会社の会計ソフトに仕訳として反映されます(会計ソフトと連携済みの場合)。

つまり、経費精算システムを使えば、正確な経費データを申請、チェック、承認、帳簿へ記録するところまで経理部門の手を煩わせることなく、ほとんど自動でできるということなのです。

自動化によって経理部門の業務量を減らすことで、本来業務に集中できるというメリットがあります。
申請忘れや、漏れ、抜けを予防できるという点で経理部門以外の社員にとっても嬉しいシステムですね。

会計ソフトとの違い

会計ソフトは、売上や経費等を帳簿へ記入し、最終的には決算書を作り、税務署に提出するためのソフトです。従来はそろばんや電卓で計算し、ノートのような出納簿などに記入していたところを、デジタル化したものです。

会計ソフトだけだと、経費の帳簿への入力は経理部門がしなければなりません。また、経費そのものの正しさ(交通費であれば、最短経路を取っているかなど)は、人の目でチェックしなければなりません。
経費精算システムが経路検索機能や定期区間控除・最短経路のチェックが可能であれば交通費申請の時間を削減できます。
また会計ソフトの連携機能を使用すると、経費データを素早く帳簿に反映させることも可能です。

経費精算システムの導入コストと価格

経費精算システムは、インターネットを経由してソフトを利用するクラウド型と、コンピューターにインストール型のものがあります。クラウド型は、常に最新のソフトを使えて、インストール型よりも安く利用できる傾向にあります。

また、使用料は月額計算なので、大規模なシステムを社内に導入する必要はありません。
低コストで経費精算システムを使用できます。一番安い経費精算ソフトだと、月額300円~利用することも可能です。
ただし、社員数(利用者数)、機能、オプションなどによって価格は変化します。

一方、コンピューターにインストールするタイプのソフトは、業者に依頼して自社仕様にカスタマイズした上で導入します。カスタマイズするので価格は高価になりがちですし、設備投資が必要です。導入を決めてから実際に使い始めるまでに時間がかかります。

まとめ

経費精算システムとはどのようなシステムか、会計ソフトとの違いなどについてご紹介しました。
Excelなどで経費の管理をしている人は、経理部門の省力化を目指すためにも、経費精算システムの導入をおすすめします。

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