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経費精算をExcel(エクセル)でやるのは古い?ITシステムを活用した超効率仕事術 | 経費精算システム

	経費精算をExcel(エクセル)でやるのは古い?ITシステムを活用した超効率仕事術 | 経費精算

経費精算をExcel(エクセル)でやるのは古い?ITシステムを活用した超効率仕事術

経費精算をExcel(エクセル)でやるのは古い?ITシステムを活用した超効率仕事術

Excel(エクセル)で経費精算を管理する企業もまだまだありますが、本当に経費精算を効率化したい時は、Excel(エクセル)はおすすめできません。ここでは、Excel(エクセル)での経費精算管理のメリットとデメリット、ITシステムを活用する方法についてご紹介します。

-目次-

  1. Excel(エクセル)で経費精算を管理することのメリット
  2. Excel(エクセル)で経費精算を管理することのデメリット
  3. 経費精算システムを活用しよう
  4. まとめ

Excel(エクセル)で経費精算を管理することのメリット

元々、経費精算は所定の用紙に記入して、用紙が上長、経理担当者を回っていくという仕組みを取っていた会社が多いと思います。

用紙に記入するときに、毎回電卓で交通費を計算し、交通費精算のために経路を思い出して記入したのに、経理担当者のところまで回った段階でちょっとした間違いが見つかり、結局また手元に戻ってきたという経験はありませんか?

少額の経費を申請するだけなのに、とても面倒ですね。
Excel(エクセル)のシートに経費を記入し、メールで上長や経理担当者に送信すれば、印刷した紙が部署を回っていくよりは効率的です。
また、会社によっては、データを送付した上で紙に印刷した申請書に印を押していくという仕組みを取っているかもしれません。

最終的に、申請された経費は経理担当者が会計ソフトに仕訳として登録し、銀行の振込予約をするときに給与と併せて支給する処理をします。
しかし、本当の意味でExcel(エクセル)での経費精算は効率的ではありません

Excel(エクセル)で経費精算を管理することのデメリット

Excel(エクセル)での経費精算管理は、効率的に見えて実はそうではありません。
なぜならば、経費精算書の内容のチェックは、結局1から経理担当者が行わなければならないためです。

経理担当者は、申請された経費の中に、私用の外出が含まれていないか、最短の経路であるか、通勤定期券の経路と重複分がないかなどを調べなければなりません。
調べるという作業には、経理担当者が間違っていたら社員へ戻すという作業も含まれます。

また、Excel(エクセル)で経費精算を管理する場合、金額の入力作業が重複することがあります。
つまり、社員がExcel(エクセル)に入力し、経理担当者が会計ソフトに入力するところでミスが発生する可能性があります。
メールで送信することも、紙が部署を回っていくよりは効率的かもしれませんが、送信するという手間や、未送信、送信間違い等の可能性は0ではありません。

さらに、Excel(エクセル)での経費精算では社員が1週間に1回や月に1回などのペースで精算することが多く、どこの駅からどこの駅まで行ったのか、そして金額はいくらかなどを思い出しながら、また経路検索のアプリなどを利用して値段を調べることになり精算業務にかなりの時間を費やします

Excel(エクセル)を使おうが、アナログな用紙で提出しようが「面倒なところは面倒なまま」ということなのです。

経費精算システムを活用しよう

そんなときは、経費精算システムを活用すれば、調べるという部分をシステムに代わらせることができます。つまり、経理担当者は最短経路か、定期券の経路との重複があるかなどを調べる必要がないのです。また社員もICカードをかざすだけで履歴が出てそのまま申請が可能なので大幅な時間の短縮が可能です。

申請された経費を承認する作業も、画面上からワンクリックで承認するだけなので、印を押して紙で部署間を回るという手間が省けます。

外出先からでも、承認作業ができるので、担当者が出張しても業務が滞りません。

まとめ

経理精算の負担を減らし、業務を効率化したいのであればExcel(エクセル)での経費管理からITに移行することをおすすめします。
業務の効率化は、無駄な労働を減らし、人件費の削減にもつながります。経費精算システムを活用して、スマートな経理業務を目指しましょう。

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