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その経費精算の業務フロー、無駄が多いかも?徹底的な工数カットの方法 | 経費精算システム

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その経費精算の業務フロー、無駄が多いかも?徹底的な工数カットの方法

その経費精算の業務フロー、無駄が多いかも?徹底的な工数カットの方法
経費精算の業務フローは、経費精算システムを使うことで徹底的に工数カットをすることが可能です。どのようにカットすれば良いか、従来の業務フローと比較しながらご紹介します。

-目次-

  1. 経費精算の通常の業務フロー
  2. 「ハイ!経費」を導入した場合の業務フロー
  3. まとめ

経費精算の通常の業務フロー

紙に印刷された経費申請書を使って、交通費を精算するときの業務フローを考えてみましょう。

まず、社員は経費申請書に経費の内容を書き出します。いつ、どこへ行くために、何の路線を使ったのかなど、詳細を記入します。その際、通勤定期券の区間は除外します。
また、多くの企業の場合、申請する経路は最短経路でなければいけません。

記入された経費精算書と、領収書を上司に提出します。上司は内容を確認して、押印し経理部門へ送ります。部下が複数人入ればその人数だけ確認作業をしなければなりません。
経理部門では、社員の記入に間違いがないかどうか、一つ一つチェックします。

特に、最短経路であるか、通勤定期券の区間が含まれていないか、私用での外出が含まれていないか等のポイントを調べます。
内容に間違いがないことが確認できたら、経理担当者が会計ソフトや帳簿に仕訳を記録し、翌月の給与と併せて支払いを登録します。

小口現金を使っている場合は、申請があったらその都度、経理担当者が内容を確認し、小口現金から社員へ支払います。
小口現金は定額を社員に前渡をするインプレストシステムや、その都度補給する即日補給などといった運用方法があります。

いずれの方法をとるにしても、経費精算は少額ながら件数が多いので経理部門の負担になってしまいます。

「ハイ!経費」を導入した場合の業務フロー

ここでは、経費清算ソフト「ハイ!経費」を題材に、どれくらい経費精算のフローが削減できるのかを見ていきます。

「ハイ!経費」を導入した場合、社員は経費を簡単なフォームに入力していき(ICカードの場合は、カードリーダーにかざすだけ)、領収書もスマホで撮影するだけです。

「ハイ!経費」から申請し、上長の承認を得て、経理部門の承認を得れば完了です。
上長も紙での申請と違い一括で承認なども行えます。また、外出先からでも承認作業が可能です。
「ハイ!経費」が経路検索をし、定期券区間を除外して計算するので、経理部門でのチェックは簡単、短時間で済ませることが可能です。
経理担当が承認したあとは、自動的に会計ソフトに仕訳が反映されます。

承認作業は、今までのように紙に押印するのではなく、画面でクリックするだけです。
紙で管理するよりも早く承認作業を進めることができます。

経費精算システムは、製品によって機能やオプションが異なります。ほとんどの経費に対応しているものもあれば、交通費に絞ってとことん使いやすさを極めたものまであります。

業態や事業の規模によってどの製品を導入すべきか異なるので、まずは自社の業務フローを見直し、どの部分で工数が多く、時間がかかっているのかを見直してみることが重要です。

まとめ

今回は主に交通費の精算業務について、経費精算システムを導入するとどのような業務の流れになるのか紹介しましたが、交際費や消耗品費など、その他の経費をまとめて処理できるソフトも販売されています。
システムを導入することで経費精算の負担を軽減し、他の業務へ注力できるよう業務改善しましょう。

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