0120-972-655 電話受付 平日9:00∼17:30
いますぐお問い合わせ  

経費精算の規定(ルール)を作る際の注意点 | 経費精算システム

	経費精算の規定(ルール)を作る際の注意点 | 経費精算

経費精算の規定(ルール)を作る際の注意点

経費精算の規定(ルール)を作る際の注意点

小規模な会社の場合、あやふやなルールのまま経費精算を行ってしまうことがあります。
ある程度の規模の会社になってもなお、ルールを決めず経費精算を行っていると、だんだん経費精算がルーズになってしまう可能性があります。
不正な経費の計上は、税金逃れにもつながってしまう可能性があり、注意が必要です。
経費は正しく計上できるようなルールつくりをしっかりと行いましょう。

-目次-

  1. 経費精算のルールを決める必要性
  2. 経費精算の規定の決め方
  3. 不正な経費計上にご注意
  4. まとめ

経費精算のルールを決める必要性

なんとなく経費を計上すると、上長や社長によって恣意(しい)的に経費が計上されたり、されなかったりすることがありえます。
同じ内容の出費なのに認められなかったり、いつの経費かわからなかったり、果てはあまりにも過去の経費なので計上できなかったりと、正確な経費を把握できなくなります。

正しく経費が管理できていないことは、脱税にもつながりかねない不正会計の可能性もありますので、「なんとなく」というルールの元で経費精算をすることのリスクは大きいです。
適切に経費を処理するために、経費精算のルールの設定は必要です。

経費精算の規定の決め方

経費精算の規定は、就業規則などの「規則」で大まかな決まりを作ります。
例えば、精算できる経費の範囲、誰が申請できるのか、自己決済の禁止(必ず上長の承認を得る)、精算期限日、支払日、精算の方法、責任者等を記載します。

大まかな規定では、精算可能なすべての経費に適用される決まりなので、他の細かい決まりはそれぞれ別に決めます。
細かなルールのほうは、必ずしも規定である必要はありません。
慣習や、手順書といった、経理部門のなかで主に共有される資料として残しておいても良いでしょう。

詳細な規定の決め方については、社労士資格をお持ちの社員がいる場合、尋ねてみると安心ですね。

不正な経費計上にご注意

冒頭で、不正な経費計上について注意喚起しましたが、実際にどのようなものがあるのでしょうか?

例えば、交通費の申請について「最短経路」かつ「最安経路」につき経費精算しなければならないのに、遠回りした経路を申請し、お金をもらうというパターンです。
これらは罪の意識がなく犯してしまいがちな不正です。また、単純にルールを知らなかったということもありえます。

また、面倒だからといって、営業の際に定期券区間を通過したのに、そのまま全額の交通費を申請するというのも不正です。
不正な経費精算は懲戒処分の対象になり得ますので、絶対にしてはいけません。

まとめ

経費精算についての社内ルールは、規定や手順書といった形で明確に決めましょう。そして、不正な経費計上を予防するためにも、わかりやすいルールを社内に徹底的に周知することが重要です。
さらに、面倒さが不正の引き金にならないように自動で定期区間を控除してくれる経費精算システムなどを利用して効率化・処理の機械化をすることもポイントです。
明確な経費精算のルールを、適切に運用するようにしましょう。

最新情報をチェック