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どうすれば毎月の経費精算の作業を減らし、経理の効率化を行えるのか | 経費精算システム

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どうすれば毎月の経費精算の作業を減らし、経理の効率化を行えるのか

どうすれば毎月の経費精算の作業を減らし、経理の効率化を行えるのか

経費精算の作業は、一回一回の時間は少なくとも、積もり積もって大変な時間になってしまいがちです。しかし、ちょっとした手間であっても、効率化すれば業務改善することが可能です。

-目次-

  1. 経費精算とは
  2. 経費精算はなぜ必要なのか
  3. 経費精算の効率的な方法①:Excelを使う
  4. 経費精算の効率的な方法②:会計ソフトと連携済みの経費精算ソフトを使う
  5. 自社にマッチした経費精算方法の選択が必要

経費精算とは

経費とは、企業を経営していくために必要な費用です。日々の経営に必要な費用のうち、一旦社員に立て替えてもらうお金が発生します。
代表的なものは、交通費や、出張のための旅費などです。一旦社員に立て替えさせた経費を精算することを、経費精算と呼びます。

経費精算はなぜ必要なのか

どういった性質の支出を経費と認定するのかという基準は、各社によって規定が違います。
特に、接待費など、レシートだけでは本当に業務の内容と関連しているのかわかりづらいものについては、社内規定でどういった支出が経費と認定されるのか決めておく必要があります。
規定の作り方についてはこちら

経費を計上すると、企業の売り上げから経費を差し引くことで利益の幅を小さくできますが、やり方を間違えると気づかぬうちに脱税につながってしまう可能性もあり得ます。

次は、正しく、かつ効率的に経費を計上するための方法をご紹介します。

経費精算の効率的な方法①:Excelを使う

経費精算業務を効率化するために、Excelのテンプレートを使用している企業は多いです。
Excelでテンプレートを作り、どこへ、何の目的で行き、かかった金額を記入するという方法です。
確かに、テンプレートに記入することで見やすくなるのですが、結局全てを集計するという手間がかかってしまいます。

メリットとしては、Excelのテンプレートを作るだけなので、費用はほとんどかからないことです。
紙の経費精算書を提出するよりは効率化できるのですが、申請漏れの社員への連絡や経費の仕訳、会計ソフトへの入力などは経理担当者がしなければならないというデメリットがあります。

経費精算の効率的な方法②:会計ソフトと連携済みの経費精算ソフトを使う

経費精算ソフトのメリットは、画面の通りに入力、経理係が承認するだけで、経費精算が完了するという便利なシステムです。
会計ソフトと経費精算ソフトを連携すれば、経費を入力し、仕訳を行い、会計ソフトへ登録するところまで完了できます。

自動で会計ソフトに入力できるので、経理担当の負担が減り、紙やExcelで申請するときよりも間違いが少なくなるというメリットがあります。
デメリットとしては、経費精算ソフトを導入する際には、ある程度の費用がかかってしまうという点です。

現在では、クラウドの経費精算ソフトも販売されているので、大規模なシステムを導入せずに、リーズナブルに利用することが可能です。

自社にマッチした経費精算方法の選択が必要

企業の規模によっては、経費精算ソフトを導入せずに、Excelや手書きで経費精算をしたほうがかえって楽だということもあるかもしれません。
しかし、経費精算ソフトを導入したほうが断然効率的であるという場合もあるでしょう。
会社の規模なども考慮しつつ、自社にマッチする経費精算方法をとりましょう

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